Performans Yönetim Sistemi Nedir, Neden Başarısız Olur?

İK ve Yönetim Danışmanı Eda Akkurt, performans yönetim sistemlerinin yıllar içindeki dönüşümünü ve neden çoğu şirkette “İK’nın başına bela” haline geldiğini kendi deneyimi üzerinden anlatıyor.

Performans yönetimi, iş hayatına ilk başladığı dönemlerde İK’nın gündemine yeni yeni giren bir konuydu. Önce şu sorular soruluyordu: Performans nasıl ölçülür? KPI nedir? Kritik performans göstergeleri nasıl belirlenir?

Başlangıç noktası çoğu şirkette ödüllendirme ve ceza mantığıydı. Zam döneminde iki çalışana farklı ücret artışı yapılacaksa bunun veriye dayalı olarak nasıl açıklanacağı düşünülüyordu. Yöneticinin kanaatini somut verilerle destekleme ihtiyacı performans sistemlerini ortaya çıkardı. Yani çıkış noktası daha çok ücret ve not sistemiydi.

Zamanla bunun yeterli olmadığı görüldü. Performans sadece ödül ve ceza mekanizması değildir. Asıl soru şudur: Şirket nereye gidiyor?

Bir şirketin vizyonu ve stratejik hedefi yoksa performansı neye göre ölçeceğiz? Çalışan, şirketin hangi yöne gittiğini bilmiyorsa kendi hedefini nasıl belirleyecek? Bu nedenle çalışan hedeflerinin şirket vizyonu ile hizalanması gerekir. Liderlerin belirli dönemlerde şirketin nerede olduğunu, nereye gitmek istediğini açık şekilde anlatması gerekir. Bu hedeflerin metriklere dökülmesi gerekir.

Performans ölçümü sadece bireyin ölçülmesi değildir. Çalışanın yaptığı işin şirket süreçlerine katkısının ölçülmesidir. Hedefler bu bakış açısıyla belirlenmelidir.

Geçmişte performans değerlendirmeleri genellikle yılda bir kez yapılırdı. Yıl sonunda hedeflere bakılır, yapıldı mı yapılmadı mı diye kontrol edilirdi. Oysa bir yıl boyunca yapılanları yıl sonunda hatırlamak bile zordur. Ayrıca sadece geçmişe bakmak gelişim sağlamaz.

Bu nedenle anlık geri bildirim çok önemlidir. Yıl sonunu beklemek yerine düzenli aralıklarla konuşmak, hizalanmak, destek olmak gerekir. Liderin çalışanına “Nerede takıldın, nasıl destek olabilirim?” diye sorması sürecin gelişimini sağlar.

Geçmişte performans süreci çoğu zaman bir külfet haline gelmişti. Sayfalar dolusu formlar, Excel tabloları, manuel puan hesaplamaları… İK için ayrı yük, yönetici için ayrı yük, çalışan için ayrı yük oluşturuyordu. Sonuçta ortaya çıkan sistem çoğu zaman anlam üretmiyor, rafa kalkıyordu.

Oysa performans yönetimi gelişim ve eğitim odaklı, gelecek odaklı bir sistem olmalıdır. Şirket hedefleri ile çalışan hedeflerinin aynı hizada olduğu bir yapı kurulmalıdır.

Burada başlangıç noktası stratejik yönetimdir. Şirket liderleri yönü netleştirmeden çalışanlardan hedef beklenemez. Hizalanma şarttır. Çalışanın bu sürece ait olduğunu hissetmesi gerekir. Performans sonuçlarının bir yere bağlanması gerekir. Eğitim ve gelişim planlarına mı dönüşecek? Kariyer planlamasına mı etki edecek? Yan haklara mı yansıyacak? Çalışan bu bağlantıyı görmezse sistem anlamını kaybeder.

Sadece yapılmış olmak için yapılan ve hiçbir yere bağlanmayan performans sistemleri çalışanı da yöneticiyi de demotive eder. İK’nın operasyon yükü artar ama stratejik katkı oluşmaz.

Bu nedenle süreç liderden başlar. Önce strateji belirlenir. Sonra hedefler hizalanır. Ardından düzenli ve anlık geri bildirim mekanizması kurulur. Yıl ortasını ve yıl sonunu beklemeden sürekli iletişim sağlanır.

Performans yönetim sisteminin gerçekten çalışması ancak bu şekilde mümkün olur.